Det pratas mycket om PIM och gärna i kombination med Multikanal. Det finns många kanaler där man vill att ens produkter ska synas i och kanske på flera olika marknader. Många tänker nog först och främst på e-handel men det är bara en av många kanaler där man vill få ut sina produkter. Det kan vara den viktigaste kanalen för vissa företag medan exempelvis tryckt material är en viktigare kanal för någon annan.

Med alla dessa kanaler är det viktigt att ha koll på sin produktinformation så att rätt information visas i rätt kanal och rätt marknad, det ger informationskvalitet. Man vill troligtvis också att det ska ske på ett kontrollerat och kostnadseffektivt sätt. Med den inledningen tänkte jag i den här artikeln redogöra närmare för hur man kan använda sig av PIM för att hantera just detta.

PIM står för Product Information Management, alltså hantering av produktinformation på svenska. Ett PIM-system är alltså ett system för att hantera information kring sina produkter. Det är grunden, sedan skiljer det sig förstås mellan de olika PIM-systemen, vilken information som hanteras, funktionalitet, integrationer osv som stöds. Man kan naturligtvis hantera sin produktinformation utan att använda ett specifikt PIM-system, exempelvis ett affärssystem, en e-handelsplattform, eller kanske ett Excel-ark. Men man kan inte kalla det för ett PIM-system även om produktinformationen i någon mån hanteras, eftersom PIM inte är huvudfokus och inte heller dessa systems största styrka. Dessutom, om vi tar ett affärssystem som exempel så hanterar det transaktionsinformation medan PIM-system hanterar marknadsinformation, vilket är en viktig skillnad. Det finns även de system som har PIM-funktionalitet, exempelvis vissa e-handelsplattformar, men det är ändå inte säkert att det kan klassificeras som ett PIM-system, det beror lite på vad som hanteras i PIM-delen.

Ett exempel på ett rent PIM-system är exempelvis inRiver PIM som jag själv jobbar med så att det blir tydligt vad som avses fortsättningsvis i den här artikeln.

PIM-processen och kanaler

Ord som informationsöar och redundant information beskriver ganska väl ett vanligt scenario vad gäller hantering av produktinformation hos många företag som inte har full koll på sin PIM-process eller som inte hittat något bra verktyg som stödjer processen. Excel-ark, textfiler, nätverksfoldrar med bilder osv är vanligt förekommande och man har oftast inte något jätteeffektivt sätt att hålla koll på vilken produktinformation som finns i de olika kanalerna. För att man ska kunna jobba med produktinformationen och ha kontroll över den så krävs det oftast ganska många resurser och man hinner inte med att lägga upp tillräckligt mycket information på sina produkter, tillräckligt många bilder osv som man skulle kunna om man hade ett bättre verktyg för sin PIM-process.

På bilden ovan ser vi att produktinformationen måste uppdateras på flera olika ställen vilket gör det svårare att få informationen konsistent och det tar naturligtvis mycket tid. Informationen ska dessutom översättas, både rent språkmässigt men också så att informationen passar den marknaden som produkten ska säljas i. Det är sannolikt inte lämpligt att beskriva produkten med samma ord och formuleringar i alla länder exempelvis. Ett bättre scenario vore istället att investera i ett PIM-system. Annars kan budskapet bli olika i de olika kanalerna och man får en förvirrad kund som kanske inte konverterar i slutändan.

Med stöd av ett väl fungerande PIM-system enligt bilden ovan kan man uppdatera sin produktinformation centralt enligt ett arbetsflöde som man har satt i sitt PIM-system.

Ett vanligt scenario är att produkten utifrån ett PIM-perspektiv föds (skapas) från ett affärssystem, det skapas då en uppgift för en produktägare att berika produkten med mer information, det går sedan vidare till en person på marknad som lägger in bilder, sedan till översättarna i de olika länderna osv. Sedan bestämmer man i sitt PIM-system vilka kanaler som produkten ska synas i, exempelvis på en e-handelssajt eller till en InDesign-mall som resulterar i en tryckt katalog. Samma budskap i alla kanaler! Och vad gäller just katalogproduktion så är det en process som kan ta lång tid med många korrigeringsvändor, med ett bra PIM-system kan man korta ned den tiden avsevärt.

Därför ska man använda ett PIM-system

Följande är viktiga anledningar till varför man ska investera i ett PIM-system:

• Effektivisera hanteringen av produktinformation, vilket leder till:
  • Kostnadsbesparing, framförallt eftersom en bra PIM-process kan ersätta många timmar som en eller flera personer behöver lägga på onödigt arbete.
  • Snabbare Time to Market, alltså snabbare ut i kanalerna.
  • Säkerställa och höja kvaliteten på produktinformationen genom ett väl fungerande arbetsflöde som blir mer automatiserat.
  • Få en kontrollerad och automatiserad process för arbetet med produktinformationen.
  • Få nöjdare personal som kan jobba mer effektivt och ägna mer tid åt kreativt arbete.

Och lyckas man uppnå ovanstående ökar sannolikheten att man i slutändan ökar sin konvertering i de olika kanalerna vilket därmed bidrar till ökad försäljningen samtidigt som kostnaderna minskar. Samt att man blir mer snabbrörlig i kanalerna och marknaderna. Vi blir alltså mer lönsamma och når kunderna snabbare med vårt samlade budskap!

Krav man kan ställa på ett PIM-system

Det är viktigt att man gör en behovsanalys och en ROI-kalkyl när man ska investera i ett nytt PIM-system. För att göra en bra investering med en snabb ROI ska man välja ett PIM-system som är enkelt att implementera, som man kan växa med och som skapar en effektiv PIM-process.

När man implementerar sitt PIM-system så behöver man oftast migrera data från någon annan datakälla, exempelvis ett affärssystem och sedan kan man börja berika sin produkter med mer information. Ett bra tillvägagångssätt är att man börjar med en kanal för att sedan utöka till flera kanaler, det är nämligen viktigt att man får komma igång och jobba med sitt PIM-system och sätta processen. Det man ska komma ihåg är att införandet av ett PIM-system inte bara är ett IT-projekt, det är lika mycket ett förändringsprojekt i organisationen och då är det bra att ta ett steg i taget. En annan sak att tänka på är att ett PIM-system kommer att vara ett väldigt centralt system och något man ska kunna växa med så det är väldigt viktigt att PIM-systemet man väljer är framtidssäkert.

Självklart varierar de behov man har i sin PIM-process och de kanaler man vill nå ut till men generellt kan man säga att följande övergripande krav bör ställas (utan att gå in på några detaljer):

• Se till att PIM-systemet har bra stöd för integration med befintliga system och de system du vet att du har för avsikt att skaffa. Vanliga system som man vill integrera med är exempelvis ett affärssystem, en e-handelsplattform eller en beteendemotor.
• För att kunna göra andra integrationer som är mer skräddarsydda så måste PIM-systemet ha ett bra API (programmeringsgränssnitt) som är enkelt och smidigt att integrera mot. Man kommer att göra ett flertal integrationer mot PIM-systemet så det måste vara ”integrationsvänligt”.
• Vill man jobba med tryck så är det viktigt att PIM-systemet har en bra modul för det och då är det InDesign som gäller som de facto-standard som modulen måste stödja. Då kan man skapa InDesign-mallar som hämtar produktinformationen från PIM-systemet och det går mycket snabbare och enklare att skapa en produktkatalog eller ett reklamutskick exempelvis.
• Systemet måste vara användarvänligt och effektivt att använda eftersom det är flera olika typer av roller som ska använda systemet och just eftersom effektivisering är så viktigt. Det kan vara allt från produktägare till marknadspersoner, kanalchefer, översättare, personer som ska frilägga bilder, fotografer osv som ska använda PIM-systemet.
• Viktigt att PIM-systemet fungerar både på PC och Mac eftersom olika medarbetare och avdelningar kommer att använda PIM-systemet.
• Det ska på ett smidigt sätt gå att skapa arbetsflöden där status sätts på en produkt och att uppgifter skapas för olika roller. Viktigt då att kunna sätta behörighet för olika roller för vad de ska kunna se och göra i PIM-systemet.
• Man ska enkelt kunna skapa kanaler där man kan välja vilka kanaler som produkterna ska visas i.
• Det är bra om man enkelt kan ladda upp olika typer av rik media (bilder, filmer osv) på ett smidigt sätt, gärna genom dra-och-släpp. Och att man sedan kan öppna bilden i Photoshop exempelvis via PIM-systemet, redigera bilden och sedan spara ned den igen i PIM-systemet.
• Sist men inte minst så är det viktigt att det finns ett produktbolag bakom PIM-systemet som satsar på sin produkt, anpassar sig efter marknaden, kanalerna och de system som PIM-systemet ska vara kompatibelt med rent integrationsmässigt.

Om PIM-systemet man väljer uppfyller ovanstående krav har man kommit långt. För tänk på att ett PIM-system kommer man att leva många år med, det är något man ska kunna växa med och något som ska hjälpa till att öka lönsamheten och stärka varumärket. Därför är det väldigt viktigt att ställa krav och tänka långsiktigt.